Формирование дел, как этап архивной подготовки документов

Для чего необходимо проводить выделение дел на хранения в архивах?

Прежде всего, проводить работы по выделению документации к последующей передачи на хранение следует для того, чтобы исключить вероятность попадания таких документов, которые не имеет никакой практической и исторической ценности, а, следовательно, и хранить их нет смысла.

Какие именно процессы проводятся при выделении бумаг? Первым этапом следует провести оценочные работы. Именно здесь определяют, какие именно документы следует хранить, а какие нет. На данном этапе так же предусматривается определение сроков сохранности бумаг. 

Какие сроки для хранения документации бывают? По определению все временные периоды сохранности документов подразделяются на два вида — постоянно и временно. Все временные документы можно хранить как кратковременно, так и долгосрочно.

При неправильном определении сроков могут последовать негативные последствия, которые определенны законодательством. Когда комиссия занимается оценочными работами, она должна руководствоваться нормативными документами (типовыми перечнями, кодексами и т.д.). Далее проводятся разнообразные процессы с документацией по ее комплектованию в дела. Здесь предусматривается проведение таких моментов, как формирование папок, составление номенклатур дела архива, создание актов на уничтожение бумаг, внутренних описей.

Для того чтобы сформировать документацию в дела, следует ее сгруппировать бумаги по отдельным папкам в бумажные блоки, после чего провести их сшивание архивным способом. При этом делаются четыре прокола в блоке сгруппированных бумаг, сшиваются, прикрепляется корешок, оклеенный коленкором и обложка из картона.

Как проводят формирование дел?

Формированием дела называется приписывание бумаг к определенному делу в соответствии с номенклатурой дела и проведением упорядочивания документации внутри папки.
При выполнении формирования необходимо соблюдать такие требования, как:

• — в одном деле могут располагаться только исполненные документы, которые оформлены в соответствии с установленными стандартами.
• — запрещается помещать в дела такие бумаги, как черновики, неверно оформленные, которые не соответствуют заголовку папки, ксерокопированные варианты документов, и бумаги, подлежащие возвращению.
• — одна папка не может содержать больше двух сот пятидесяти листков документов, поэтому, в случае необходимости продолжения дела, заводиться еще одна папка, на которой указывается соответствующий заголовок и номер тома папки.

При возникновении сложностей с проведением формирования дела необходимо обратиться к специалистам, которые выполнят все необходимые работы. Они составят номенклатуры дел, проведут комплектование документации, установят сроки сохранения, сформируют дела, создадут акты и описи, а при необходимости специалистами архивной компании будет выполнено уничтожение документов по всем нормативам.
По материалам сайта http://www.pro-nomenklaturu.ru/