Правила и сроки хранения бухгалтерских документов

Все учреждения ведут свое делопроизводство по средствам внесения различных сведений на различные носители информации. Под последними подразумевается бумажные носители и электронные, то есть такие как дискеты, диски, файлы и так далее.

По правилам хранения документов архива следует направлять все сведения на любом носителе на хранение в архивные учреждения.

Подготовка бумажных и электронных носителей к последующей передачи в архив нуждается в прохождении нескольких последовательных этапов. Первый этап подготовки должен проводиться еще с начала заведения конкретного документа и до момента его исполнения исполняющим лицом. После того, как информация с носителя считается исполненной, ее следует правильно обработать. Здесь следует определить, имеют ли эти сведения какую-либо ценность и какие периоды времени необходимо ее хранить.

Какие документы имеют ценность? Все те документы, которые имеют историческую ценность следует хранить на протяжении установленного времени для разного вида сведений. Архивные сроки хранения бухгалтерских документов зависят от пита сведений. Так вся первичка храниться не меньше пятилетнего промежутка времени, со дня, когда эта бумага исполнена, а вот отчеты могут храниться от десятилетнего периода и до срока, равного постоянному хранению. То есть такие отчеты квартальные и ежемесячные следует хранить десять лет, но только в том случае, если учреждение не ведет годовых отчетов.

Так же разная информация носит разную степень секретности, поэтому помимо сроков, следует еще определять и какой уровень конфиденциальности у того или иного документа. Еще необходимо провести ряд мероприятий по оформлению дел, здесь следовало бы переплести носители информации бумажного характера, или же скрепить электронные по средствам создания своего рода папок с дисками или дискетами.

Что делать с документом после того, как определены периоды хранения и его ценность? На этом этапе следует подготовить всю нужную документацию для сопровождения отсортированных дел на архивное хранение.

Под сопроводительной документацией подразумевается составление описи всех бумаг, а так же составление акта направленных в архив документов.

В какое помещение можно направить бумаги на хранение? Если есть свой собственный архив в учреждении, то можно направить храниться информацию в него, но если такового нет, следует передать носители информации на хранение в любой другой архив.

На любом этапе подготовки информационных носителей к передачи на хранение в архив, могут возникнуть какие-либо сложности, но для их решения есть специальные фирмы, где предоставляются специалистами различного профиля архивные услуги: проведение переплетных работ, составление бумаги — исторической справки, проведение оценки важности документации, сохранение сопроводительной документации при передачи на хранение и на утилизацию документов и т.д.
По материалам сайта www.pro-hranenie.ru